Werk elke keer dat je met je deelnemer afspreekt zijn dossier bij. Dit doe je in HRS. Hierdoor krijgen hou je samen met de deelnemer en andere collega’s binnen het project overzicht. Voor HRS krijg je in het begin inloggegevens via de mail. HRS is het Humanitas Registratie Systeem; ga daarvoor naar https://verenigingshuis.humanitas.nl
In het kantoor van Humanitas kan het erg druk zijn. Als vluchtelingenmaatje kun je altijd plaatsnemen in de Globe (tot 16:00 uur). In de zomer is het ook mogelijk om in de tuin te zitten (bereikbaar via de Tuinzaal of via de Kelder). Zoek je een rustige plek of is wat meer privacy gewenst? Vraag dan aan één van de medewerkers van het MIP (receptie) waar je kunt zitten; zij hebben een overzicht van de bezetting van het gebouw.
Als je deelnemer vaak te laat komt, niet komt opdagen, of zich niet aan afspraken houdt, meld dit dan bij je vrijwillig coördinator.
Wanneer je wordt geconfronteerd met zaken waar je je geen raad mee weet, of je niet prettig bij voelt, informeer dan de vrijwillig coördinator hierover. Samen zoeken jullie vervolgens een oplossing.
Laat tijdig aan je vrijwillig coördinator weten wanneer je denkt dat je deelnemer je niet meer zo intensief nodig heeft. Jullie kijken dan gezamenlijk of alles goed geregeld is en hoe het vervolgtraject eruit gaat zien.
Heb je behoefte aan een goed gesprek met je deelnemer, maar begrijpen jullie elkaar niet altijd even goed, dan kunnen we proberen één van onze vertalers in te schakelen. Het is belangrijk dat je deelnemer begrijpt hoe bepaalde zaken geregeld zijn. Vraag aan een OK-medewerker op kantoor, of deze contact willen opnemen met een vertaler.
Uitgangspunt van Humanitas is dat de deelnemer de route bepaalt. Echter, de deelnemer heeft in het begin geen idee wat er allemaal moet gebeuren. Neem daarom in die fase zelf het initiatief. Het Draaiboek is daarbij een mooi houvast.