04 Huisregels
Om een en ander een beetje gestructureerd te laten verlopen hebben wij een aantal afspraken gemaakt:
- Je eerste aanspreekpunt bij Humanitas is je vrijwillig coördinator. Samen hebben jullie afspraken gemaakt hoe de communicatie verloopt.
- Je kunt tijdens openingstijden bij Humanitas terecht met je deelnemer om zaken te regelen, het dossier bij te werken en/of advies te vragen bij één van de project coördinatoren dan wel één van de ontvangstkamermedewerkers.
- Ben je even bezig samen met je deelnemer, dan mogen jullie altijd koffie of thee inschenken. Deze staan in de kantoorruimte en in de Globe op de bar en is gratis!
- Wij hanteren het beleid dat Humanitas nooit jouw gegevens aan een deelnemer of instantie geeft. Dit mag je zelf uiteraard wel doen; zo niet, dan kan je deelnemer contact opnemen met jou via Humanitas. Geef ook nooit elkaars telefoonnummer door aan derden (bijvoorbeeld aan andere organisaties).
- Als vluchtelingenmaatje mag je gebruik maken van alle faciliteiten in het kantoor, o.a. laptop, telefoon en printer ten behoeve van de deelnemer. Vraag op kantoor welke laptop je kunt gebruiken. De deelnemer mag deze spullen alleen samen met jou gebruiken. Wil de deelnemer iets privé printen, bijvoorbeeld een treinkaartje, verwijs dan naar een Copy Shop.
- In de ontvangstkamer zijn de vaste computers bestemd voor de ontvangstkamermedewerkers. Maak hier dus geen gebruik van, ook niet als ze onbezet zijn.
- Noteer/registreer alles zoveel mogelijk in het online (HRS-)dossier van je deelnemer (uitleg hierover vind je in hoofdstuk 5: Algemene richtlijnen).
- De coördinatoren, zowel vrijwillig als de betaalde krachten, zijn er om jou te ondersteunen. Er zijn ook altijd ontvangstkamermedewerkers aanwezig op kantoor. Hoe druk het soms ook kan zijn, voel je niet bezwaard om hen een vraag te stellen! Telefonisch of via de mail kan je hen ook altijd bereiken voor je vragen (mbv@humanitas-groningen.nl).
- Ook als dingen niet zo lopen als je had gewild; blijf altijd rustig en vriendelijk. Voor instanties ben je het visitekaartje van Humanitas en voor de deelnemer een voorbeeld hoe om te gaan met instanties en procedures hier in Nederland. Verder dien je op die manier het belang van de deelnemer het beste.
- Humanitas doet niet aan reiskostenvergoeding. In principe kun je overal heen op de fiets. Mocht het zijn dat je aan iemand gekoppeld wordt die slecht ter been is en echt met jou via het openbaar vervoer moet naar een eenmalige afspraak, overleg dan even met één van de coördinatoren of ontvangstkamermedewerkers.
- Een aantal trainingen van Humanitas dien je verplicht te volgen. De vrijwillig coördinator zal je hierover informeren. Maatje zijn is soms een “eenzame taak”, daarom biedt Humanitas (gratis) thema- en intervisiebijeenkomsten aan waarbij genoeg ruimte is vrijgemaakt om met andere vrijwilligers te praten.